Как подготовить техническое задание для CRM/ERP‑проекта?

Что такое техническое задание и зачем оно нужно

Техническое задание (ТЗ) - это документ, который формализует требования заказчика к будущей системе и фиксирует договоренности между ним и исполнителем. В IT-проектах оно играет роль «дорожной карты»: описывает бизнес-цели, функциональные и нефункциональные требования, сценарии работы пользователей, а также ограничения по срокам и бюджету. По сути, ТЗ это общий язык, на котором взаимодействуют бизнес и разработчики. Техническое задание это инструмент, который помогает превратить идеи и абстрактные ожидания в конкретный план действий, понятный всем участникам проекта.

Почему без ТЗ проект обречен на ошибки

Отсутствие четко сформулированного технического задания приводит к типичным проблемам:

• Затягивание сроков. Команда разработчиков вынуждена постоянно уточнять задачи и переделывать функционал.
• Рост бюджета. Из-за доработок и изменений проект обходится в разы дороже, чем планировалось.
• Несоответствие ожиданиям. Итоговая CRM или ERP-система может не закрывать ключевые бизнес-процессы, а значит - не приносить ожидаемого эффекта.

Другими словами, без ТЗ проект движется хаотично: у заказчика и исполнителя разные представления о конечном результате, что неминуемо ведет к конфликтам, потерям времени и денег.

Рассмотрим далее, как составить техническое задание для CRM/ERP поэтапно.

Этап 1 подготовки ТЗ: сбор исходной информации

Анализ бизнес-процессов

Прежде чем описывать будущую систему, важно понять, как компания работает сегодня. На первом этапе разработки тз для ERP или CRM фиксируются ключевые бизнес-процессы: продажи, закупки, складской учет, бухгалтерия, взаимодействие с клиентами. Анализ помогает выявить «узкие места» - рутинные операции, дублирование действий, потери данных - и сформулировать задачи, которые CRM или ERP должна решать.

Формулирование целей и метрик успеха

ТЗ должно отвечать на вопрос: зачем внедряется система? Цели могут быть разными: повышение прозрачности продаж, снижение издержек, ускорение документооборота, улучшение клиентского сервиса. Каждая цель должна быть подкреплена измеримыми метриками: время обработки заказа, количество сделок на одного менеджера, скорость закрытия заявки. Это позволит объективно оценивать эффективность проекта после запуска.

Определение пользователей и ролей

CRM/ERP - это инструмент, которым будут пользоваться разные категории сотрудников: менеджеры по продажам, бухгалтеры, руководители отделов, топ-менеджмент. Важно заранее определить их роли и права доступа: кто создает документы, кто согласовывает, кто видит только отчеты. Четкое разграничение полномочий не только повышает удобство работы, но и обеспечивает безопасность данных.

Этап 2. Формирование структуры ТЗ

Общая часть

В начале разработки технического задания для CRM фиксируются ключевые вводные: назначение проекта, терминология, область применения и возможные ограничения. Это своего рода «каркас», который задает направление всей разработки. Здесь описывается, какие бизнес-задачи должна решать система, какие стандарты и нормативы учитываются, а также какие есть технические и организационные ограничения (например, использование определенного стека технологий или интеграция только с уже существующей инфраструктурой). Когда мы готовим техническое задание (пример, на разработку CRM-системы), мы стараемся максимально полно объяснить структуру и показать, как формируются все необходимые требования к функционалу.

Функциональные требования к CRM/ERP

Это центральная часть ТЗ для CRM, где подробно описываются модули и их функциональность. Примеры:

• Продажи и клиенты - учет сделок, управление воронкой, история коммуникаций.
• Склад и логистика - движение товаров, остатки, формирование накладных.
• Финансы - счета, акты, платежи, контроль задолженностей.
• Аналитика - отчеты по KPI, прогнозирование, дашборды для руководства.
• Интеграции - связка с ERP, сайтом, маркетинговыми инструментами.

Каждый модуль должен быть описан максимально конкретно, чтобы разработчики понимали, какие сценарии нужно реализовать.

Нефункциональные требования

Помимо функционала, важно указать требования к качеству системы:

• Безопасность - разграничение прав доступа, защита персональных данных.
• Масштабируемость - возможность подключать новых пользователей и модули без переработки системы.
• Производительность - скорость отклика, работа под нагрузкой, стабильность при большом количестве операций.

UX/UI и удобство

Для успешного внедрения мало реализовать функции - важно, чтобы ими было удобно пользоваться. В ТЗ для CRM или ERP прикладываются прототипы интерфейсов и описываются сценарии работы пользователей. Это помогает визуализировать будущую систему и избежать недоразумений при разработке.

Интеграции с внешними сервисами

CRM или ERP редко существуют в вакууме. В ТЗ фиксируются все необходимые интеграции:

• с телефонией (IP-телефония, колл-трекинг),
• с бухгалтерскими системами (например, 1С),
• с маркетплейсами и eCommerce-платформами,
• с платежными сервисами,
• с мессенджерами и чат-ботами.

Как правило, все такие интеграции реализуются через API (REST, GraphQL, SOAP) - это основной канал передачи данных между системами. Таким образом определяется, какие именно данные могут быть переданы, в каком формате и по каким правилам, что обеспечивает предсказуемость и совместимость между разными сервисами. Чем детальнее будут описаны точки интеграции, тем проще будет разработчикам построить единый цифровой контур без «потерянных» данных и разрывов процессов.

Этап 3. Визуализация и детализация требований

Прототипирование (Moqups и аналоги)

Текстовое описание функций часто воспринимается по-разному. Чтобы избежать недопониманий, в ТЗ добавляют прототипы интерфейсов, созданные в инструментах вроде Moqups, Figma или Balsamiq. Прототип показывает, как будут выглядеть экраны системы, какие элементы управления доступны, как пользователь проходит по сценарию. На этом этапе проще всего вносить изменения: правки в прототип стоят гораздо дешевле, чем переработка готового кода.

Чек-лист функций

Для структурирования требований составляется полный список возможностей CRM/ERP. Все пункты сводятся в таблицу: какие функции обязательны, какие - «желательны», а какие можно реализовать на следующих этапах. Такой чек-лист помогает выстроить приоритеты, согласовать ожидания с бизнесом и в дальнейшем использовать его как инструмент контроля разработки.

Видеопояснение ТЗ

Хорошая практика - дополнить документ видео-презентацией. Короткий ролик с демонстрацией прототипа и пояснениями аналитика облегчает коммуникацию между заказчиком и командой, а также помогает быстрее подключать новых участников проекта. Видео фиксирует общий контекст и снижает вероятность того, что важные детали будут поняты по-разному.

Автоматизация процессов

В ТЗ важно описать, как будут автоматизироваться ключевые операции:

• стадии сделок и переходы между ними,
• работа воронки продаж,
• настройка роботов и автоматических уведомлений,
• сценарии обработки заказов или заявок.

Это позволяет заранее протестировать логику работы системы и сделать ее удобной для пользователей.

UML-диаграммы и структура БД

При разработке сложных систем необходимо зафиксировать архитектуру будущей CRM/ERP. UML-диаграммы классов, прецедентов и последовательностей помогают визуализировать связи между объектами и процессы. Структура базы данных описывает ключевые сущности, их поля и взаимосвязи. Такой уровень детализации снижает риски ошибок на этапе разработки и упрощает масштабирование в будущем.

При внедрении готовых решений акцент делается не на проектировании архитектуры, а на построении схем интеграций, а также настройке кастомизаций под бизнес-процессы компании.

Этап 4. Согласование и доработка ТЗ с исполнителем

Роль заказчика

На этом этапе ключевая задача заказчика - внимательно проверить документ. Нужно убедиться, что все бизнес-процессы описаны корректно, функционал соответствует реальным задачам, а формулировки исключают двусмысленность. Важно обратить внимание на детали: роли пользователей, правила автоматизации, сценарии интеграций. Чем тщательнее заказчик проверит ТЗ сейчас, тем меньше будет конфликтов и доработок в будущем.

Роль разработчика

Команда исполнителя анализирует документ со своей стороны и вносит уточнения. Разработчики оценивают техническую реализуемость требований, предлагают альтернативные решения для оптимизации затрат или сроков, указывают на возможные риски. Кроме того, специалисты могут дополнить ТЗ архитектурными схемами, предложить инструменты или готовые интеграции, которые ускорят разработку.

Финальная фиксация

После того как все комментарии и правки согласованы, документ утверждается обеими сторонами. Финальная версия ТЗ становится рабочей основой проекта: на него опираются при расчете бюджета, планировании сроков и оценке результата проекта. Важно учитывать, что ТЗ может выступать и юридическим документом, но только если оно утверждено обеими сторонами и оформлено как приложение к договору.

Типичные ошибки при составлении ТЗ

Недостаточно конкретики

Одна из главных проблем - слишком общие формулировки вроде «система должна быть удобной» или «CRM должна ускорять продажи». Такие требования нельзя проверить и невозможно реализовать однозначно. В результате разработчики трактуют их по-своему, а заказчик получает не то, что ожидал. Чтобы избежать этого, каждое требование должно быть конкретным и измеримым: например, «время загрузки страницы не более 2 секунд» или «уведомления о новой заявке должны приходить менеджеру в течение 30 секунд».

Игнорирование нефункциональных требований

Часто в ТЗ подробно описывают только функции, забывая о таких параметрах, как производительность, безопасность, масштабируемость, отказоустойчивость. Это приводит к тому, что система вроде бы работает, но при росте числа пользователей начинает «тормозить» или создает риски утечки данных. Нефункциональные требования напрямую влияют на стабильность и будущую стоимость эксплуатации, поэтому их необходимо фиксировать с самого начала.

Отсутствие визуализации

Текстовое описание даже самого подробного ТЗ не всегда дает полное понимание. Если не использовать прототипы интерфейсов, схемы бизнес-процессов или UML-диаграммы, заказчик и разработчики могут по-разному представлять конечный результат. Это приводит к множественным правкам на поздних стадиях, когда изменения обходятся дорого. Визуализация - это простой инструмент, который помогает на раннем этапе выровнять ожидания и «увидеть» будущую систему до того, как начнется программирование.

Заключение

Грамотно подготовленное ТЗ обеспечивает прозрачность процессов, делает сроки и бюджет предсказуемыми и гарантирует, что итоговая система будет действительно решать задачи бизнеса.

Когда в документе четко зафиксированы цели, функциональные требования, роли пользователей, прототипы и сценарии работы, у заказчика и исполнителя появляется общий язык и единый ориентир. Это снижает риски ошибок, ускоряет внедрение и повышает шансы на то, что система будет принята и активно использоваться сотрудниками.

Наша команда помогает готовить и согласовывать ТЗ, включая прототипы, чек-листы и визуализацию. Если вам нужна разработка технического задания, наша команда готова помочь.