Як підготувати технічне завдання для CRM/ERP-проєкту?

Що таке технічне завдання і навіщо воно потрібне

Технічне завдання (ТЗ) - це документ, який формалізує вимоги замовника до майбутньої системи та фіксує домовленості між ним і виконавцем. В IT-проєктах воно виконує роль «дорожньої карти»: описує бізнес-цілі, функціональні й нефункціональні вимоги, сценарії роботи користувачів, а також обмеження за строками та бюджетом. По суті, ТЗ це спільна мова, якою взаємодіють бізнес і розробники. Технічне завдання це інструмент, який допомагає перетворити ідеї та абстрактні очікування на конкретний план дій, зрозумілий усім учасникам проєкту.

Чому без ТЗ проєкт приречений на помилки

Відсутність чітко сформульованого технічного завдання призводить до типових проблем:

• Затягування строків. Команда розробників змушена постійно уточнювати завдання та переробляти функціонал.
• Зростання бюджету. Через доопрацювання й зміни проєкт обходиться у рази дорожче, ніж планувалося.
• Невідповідність очікуванням. Фінальна CRM чи ERP-система може не покривати ключові бізнес-процеси, а отже - не приносити очікуваного ефекту.

Іншими словами, без ТЗ проєкт рухається хаотично: у замовника й виконавця різні уявлення про кінцевий результат, що неминуче веде до конфліктів, втрат часу й грошей.

Далі розглянемо, як складати технічне завдання для CRM/ERP поетапно.

Етап 1 підготовки ТЗ: збір вихідної інформації

Аналіз бізнес-процесів

Перш ніж описувати майбутню систему, важливо зрозуміти, як компанія працює сьогодні. На першому етапі розробки ТЗ для ERP чи CRM фіксуються ключові бізнес-процеси: продажі, закупівлі, складський облік, бухгалтерія, взаємодія з клієнтами. Аналіз допомагає виявити «вузькі місця» - рутинні операції, дублювання дій, втрати даних - і сформулювати завдання, які CRM або ERP повинна вирішувати.

Формулювання цілей і метрик успіху

ТЗ має відповідати на запитання: навіщо впроваджується система? Цілі можуть бути різними: підвищення прозорості продажів, зниження витрат, прискорення документообігу, покращення клієнтського сервісу. Кожна ціль повинна бути підкріплена вимірюваними метриками: час обробки замовлення, кількість угод на одного менеджера, швидкість закриття заявки. Це дозволить об’єктивно оцінювати ефективність проєкту після запуску.

Визначення користувачів і ролей

CRM/ERP - це інструмент, яким користуватимуться різні категорії співробітників: менеджери з продажів, бухгалтери, керівники відділів, топ-менеджмент. Важливо заздалегідь визначити їхні ролі та права доступу: хто створює документи, хто погоджує, хто бачить лише звіти. Чітке розмежування повноважень не лише підвищує зручність роботи, а й забезпечує безпеку даних.

Етап 2. Формування структури ТЗ

Загальна частина

На початку розробки технічного завдання для CRM фіксуються ключові вхідні дані: призначення проєкту, термінологія, сфера застосування та можливі обмеження. Це своєрідний «каркас», який задає напрям усієї розробки. Тут описується, які бізнес-завдання має вирішувати система, які стандарти й нормативи враховуються, а також які є технічні й організаційні обмеження (наприклад, використання певного стеку технологій або інтеграція лише з уже наявною інфраструктурою).
Коли ми готуємо технічне завдання на виконання робіт (наприклад, на розробку CRM-системи), ми намагаємось максимально повно пояснити структуру й показати, як формуються всі необхідні вимоги до функціоналу.

Функціональні вимоги до CRM/ERP

Це центральна частина ТЗ для CRM, де докладно описуються модулі та їхня функціональність. Приклади:

• Продажі й клієнти - облік угод, управління воронкою, історія комунікацій.
• Склад і логістика - рух товарів, залишки, формування накладних.
• Фінанси - рахунки, акти, платежі, контроль заборгованостей.
• Аналітика - звіти за KPI, прогнозування, дашборди для керівництва.
• Інтеграції - зв’язка з ERP, сайтом, маркетинговими інструментами.

Кожен модуль має бути описаний максимально конкретно, щоб розробники розуміли, які сценарії необхідно реалізувати.

Нефункціональні вимоги

Окрім функціонала, важливо зазначити вимоги до якості системи:

• Безпека - розмежування прав доступу, захист персональних даних.
• Масштабованість - можливість підключати нових користувачів і модулі без переробки системи.
• Продуктивність - швидкість відгуку, робота під навантаженням, стабільність при великій кількості операцій.

UX/UI та зручність

Для успішного впровадження замало реалізувати функції - важливо, щоб ними було зручно користуватися. У ТЗ для CRM чи ERP додаються прототипи інтерфейсів і описуються сценарії роботи користувачів. Це допомагає візуалізувати майбутню систему й уникнути непорозумінь під час розробки.

Інтеграції із зовнішніми сервісами

CRM чи ERP рідко існують у вакуумі. У ТЗ фіксуються всі необхідні інтеграції:

• з телефонією (IP-телефонія, кол-трекінг),
• з бухгалтерськими системами (наприклад, 1С),
• з маркетплейсами та eCommerce-платформами,
• з платіжними сервісами,
• з месенджерами та чат-ботами.

Здебільшого всі такі інтеграції реалізуються через API (REST, GraphQL, SOAP) - це основний канал передачі даних між системами. Таким чином визначається, які саме дані можуть бути передані, у якому форматі та за якими правилами, що забезпечує передбачуваність і сумісність між різними сервісами. Чим детальніше будуть описані точки інтеграції, тим простіше розробникам побудувати єдиний цифровий контур без «втрачених» даних і розривів процесів.

Етап 3. Візуалізація та деталізація вимог

Прототипування (Moqups та аналоги)

Текстовий опис функцій часто сприймається по-різному. Щоб уникнути непорозумінь, у ТЗ додають прототипи інтерфейсів, створені в інструментах на кшталт Moqups, Figma чи Balsamiq. Прототип показує, як виглядатимуть екрани системи, які елементи керування доступні, як користувач проходить сценарій. На цьому етапі найпростіше вносити зміни: правки в прототипі коштують набагато дешевше, ніж переробка готового коду.

Чек-лист функцій

Для структурування вимог складається повний перелік можливостей CRM/ERP. Усі пункти зводяться в таблицю: які функції є обов’язковими, які - «бажаними», а які можна реалізувати на наступних етапах. Такий чек-лист допомагає вибудувати пріоритети, узгодити очікування з бізнесом і надалі використовувати його як інструмент контролю розробки.

Відеопояснення ТЗ

Хороша практика - доповнити документ відеопрезентацією. Короткий ролик із демонстрацією прототипу та поясненнями аналітика полегшує комунікацію між замовником і командою, а також допомагає швидше підключати нових учасників проєкту. Відео фіксує загальний контекст і знижує ймовірність того, що важливі деталі будуть витлумачені по-різному.

Автоматизація процесів

У ТЗ важливо описати, як автоматизуватимуться ключові операції:

• стадії угод і переходи між ними,
• робота воронки продажів,
• налаштування роботів та автоматичних сповіщень,
• сценарії обробки замовлень чи заявок.

Це дозволяє заздалегідь протестувати логіку роботи системи та зробити її зручною для користувачів.

UML-діаграми та структура БД

Під час розробки складних систем необхідно зафіксувати архітектуру майбутньої CRM/ERP. UML-діаграми класів, прецедентів і послідовностей допомагають візуалізувати зв’язки між об’єктами та процеси. Структура бази даних описує ключові сутності, їхні поля та взаємозв’язки. Такий рівень деталізації знижує ризики помилок на етапі розробки й спрощує масштабування в майбутньому.

При впровадженні готових рішень акцент робиться не на проєктуванні архітектури, а на побудові схем інтеграцій, а також налаштуванні кастомізацій під бізнес-процеси компанії.

Етап 4. Узгодження та доопрацювання ТЗ з виконавцем

Роль замовника

На цьому етапі ключове завдання замовника - уважно перевірити документ. Потрібно переконатися, що всі бізнес-процеси описані коректно, функціонал відповідає реальним завданням, а формулювання виключають двозначність. Важливо звернути увагу на деталі: ролі користувачів, правила автоматизації, сценарії інтеграцій. Чим ретельніше замовник перевірить ТЗ зараз, тим менше буде конфліктів і доопрацювань у майбутньому.

Роль розробника

Команда виконавця аналізує документ зі свого боку та вносить уточнення. Розробники оцінюють технічну реалізовуваність вимог, пропонують альтернативні рішення для оптимізації витрат або строків, вказують на можливі ризики. Крім того, спеціалісти можуть доповнити ТЗ архітектурними схемами, запропонувати інструменти чи готові інтеграції, які прискорять розробку.

Фінальна фіксація

Після того як усі коментарі та правки узгоджені, документ затверджується обома сторонами. Фінальна версія ТЗ стає робочою основою проєкту: на нього спираються під час розрахунку бюджету, планування строків і оцінки результатів. Важливо враховувати, що ТЗ може виступати і юридичним документом, але тільки якщо воно затверджене обома сторонами та оформлене як додаток до договору.

Типові помилки при складанні ТЗ

Недостатньо конкретики

Одна з головних проблем - занадто загальні формулювання на кшталт «система має бути зручною» або «CRM повинна прискорювати продажі». Такі вимоги неможливо перевірити й однозначно реалізувати. У результаті розробники трактують їх по-своєму, а замовник отримує не те, на що очікував. Щоб уникнути цього, кожна вимога має бути конкретною й вимірюваною: наприклад, «час завантаження сторінки не більше 2 секунд» або «сповіщення про нову заявку мають надходити менеджеру протягом 30 секунд».

Ігнорування нефункціональних вимог

Часто в ТЗ докладно описують лише функції, забуваючи про такі параметри, як продуктивність, безпека, масштабованість, відмовостійкість. Це призводить до того, що система начебто працює, але зі зростанням кількості користувачів починає «гальмувати» або створює ризики витоку даних. Нефункціональні вимоги безпосередньо впливають на стабільність і майбутню вартість експлуатації, тому їх необхідно фіксувати з самого початку.

Відсутність візуалізації

Текстовий опис навіть найдетальнішого ТЗ не завжди дає повне розуміння. Якщо не використовувати прототипи інтерфейсів, схеми бізнес-процесів чи UML-діаграми, замовник і розробники можуть по-різному уявляти кінцевий результат. Це призводить до численних правок на пізніх етапах, коли зміни обходяться дорого. Візуалізація - це простий інструмент, який допомагає на ранньому етапі вирівняти очікування й «побачити» майбутню систему ще до початку програмування.

Висновок

Грамотно підготовлене технічне завдання на розробку програмного забезпечення забезпечує прозорість процесів, робить строки й бюджет передбачуваними та гарантує, що фінальна система дійсно вирішуватиме завдання бізнесу.

Коли в документі чітко зафіксовані цілі, функціональні вимоги, ролі користувачів, прототипи й сценарії роботи, у замовника та виконавця з’являється спільна мова й єдиний орієнтир. Це знижує ризики помилок, прискорює впровадження та підвищує шанси на те, що система буде прийнята й активно використовуватиметься співробітниками.

Наша команда допомагає готувати та погоджувати ТЗ, включаючи прототипи, чек-листи та візуалізацію. Якщо вам потрібна розробка технічного завдання, наша команда готова допомогти.