MarineMan HRM

Замовник та контекст

Marine Man Ship Management - крюїнгова компанія, яка займається підбором персоналу для судноплавних компаній та управлінням екіпажами. Специфіка бізнесу передбачає роботу з великими базами фахівців, постійний потік заявок та вакансій, а також необхідність вибудовувати комунікації з моряками та роботодавцями одночасно.

Для такого бізнесу стандартні HR-інструменти не підходять: потрібне рішення, адаптоване до галузевої специфіки, здатне обробляти велику кількість профілів і вакансій та водночас надавати HR-команді практичні інструменти для щоденної роботи.

Виклики та завдання проекту

На етапі аналізу ми детально вивчили процеси крюїнгової компанії та визначили ключові завдання, які мала вирішити система:

• централізувати дані про моряків, судна, компанії та вакансії в єдиному керованому середовищі;
• автоматизувати рутинні HR-процеси та прискорити цикл підбору персоналу; дати рекрутерам інструменти для масових та точкових комунікацій з базою;
• забезпечити повний цикл управління вакансіями – від публікації до закриття;
• збудувати модерацію контенту: профілі, вакансії, відгуки про судна;
• реалізувати механіку просування профілів та вакансій усередині системи;
• зв'язати публічний портал та внутрішню систему так, щоб дані синхронізувалися автоматично, без ручного перенесення.

Поєднати все це в одному продукті – нетривіальне завдання. Саме тому ми розробили систему, яка є гібридом галузевого порталу, бази даних та HR-інструменту. Про те, як вона влаштована, розповімо далі.

Публічний портал MarineMan

MarineMan як публічна платформа – це галузевий веб-портал для морської індустрії. На ньому розміщені каталоги моряків, судновласників, вакансій та менторів з фільтрами та розгорнутими картками, база суден об'ємом понад 750 000 одиниць з відгуками, а також особисті кабінети для моряків та компаній. Усі сутності взаємопов'язані та взаємодіють один з одним.

Керує цим ресурсом команда Marine Man Ship Management – через внутрішню HRM-систему та адмінпанель, розроблену AvadaCRM.

HRM-система: функціональність

HRM-система - закрите робоче середовище для HR-менеджерів та рекрутерів: тут ведеться робота з кандидатами, обробляються заявки, публікуються вакансії та вибудовуються комунікації. Ось які можливості ми заклали у систему.

Інтеграція порталу та HRM-системи

Портал та HR Admin працюють з єдиною базою даних – без дублювання та ручного перенесення інформації. Будь-яка дія на сайті миттєво відображається у внутрішній системі, і навпаки:

• моряк реєструється на порталі - його профіль відразу з'являється у HR Admin;
• компанія створює обліковий запис - рекрутери бачать її миттєво;
• заявку на вакансію подано — вона вже у черзі на обробку;
• статус, ментор, відгук – все синхронізується в реальному часі.

Робота з базою моряків

Фахівці працюють з трьома потоками кандидатів: які самостійно зареєструвалися на порталі, додані вручну і зібрані через вбудований парсер.

Парсер – окремий модуль, який ми розробили спеціально для цього проекту: він автоматично збирає профілі з відкритих джерел та поповнює базу без ручної праці.

Пошук та фільтрація за спеціалізацією, досвідом, документами, регіоном та доступністю дозволяють за кілька хвилин сформувати потрібну вибірку з тисяч профілів.

Кожному моряку можна надати внутрішній статус - favorites, ex-crew, ex-crew left us, potential - що перетворює базу на інструмент для кадрового резерву, повторного найму та стратегічної роботи з персоналом.

Система менторів

Одна з нестандартних функцій – механіка призначення менторів.

Фахівець може надати досвідченому моряку статус ментора. Після цього його профіль отримує відповідну мітку та починає відображатися в окремому каталозі на порталі.

Це розширює можливості платформи за межі класичного рекрутингу. Досвідчені фахівці отримують можливість ділитися знаннями, а моряки-початківці — доступ до галузевої експертизи. Така механіка формує навколо продукту професійне співтовариство та посилює його цінність для аудиторії.

Робота з вакансіями

Система підтримує повний цикл: створення, редагування, керування статусами та закриття вакансії. У єдиному інтерфейсі команда працює як із власними вакансіями Marine Man Ship Management, так і з тими, що публікують компанії через портал.

Вакансії можна піднімати в топ-листінг для керування пріоритетами. А зв'язка з базою кандидатів робить вакансію точкою входу для активного пошуку: відкривши позицію, рекрутер одразу переходить до фільтрації бази та роботи з відповідними профілями.

Масові розсилки

У систему вбудований окремий модуль розсилок – інструмент для прямої комунікації з базою кандидатів та компаній.

Рекрутер фільтрує базу за потрібними критеріями - спеціалізацією, досвідом, регіоном, статусом - отримує цільову вибірку і запускає розсилку. Повідомлення може бути доставлено відразу кількома каналами: в особистому кабінеті моряка на порталі, на електронну пошту і в Telegram. Для цього ми розробили спеціальний Telegram-бот для MarineMan — він забезпечує миттєву доставку повідомлень

Аналогічна механіка реалізована для роботи з компаніями: команда може комунікувати із зареєстрованими судновласниками, інформувати їх про оновлення та сервіси.

Робота з компаніями

У системі ведеться база судновласницьких компаній. Коли компанія реєструється на порталі, вона потрапляє в HRМ на модерацію – фахівець перевіряє дані та підтверджує обліковий запис.

Далі компанія стає доступна для роботи: її можна знайти в базі, переглянути профіль, задіяти у процесах підбору персоналу та запустити по ній розсилку. Вся взаємодія з компаніями від первинної модерації до поточних комунікацій ведеться всередині єдиного інструменту.

Просування всередині платформи

Система передбачає інструменти керування видимістю публікацій. Фахівці піднімають профілі моряків у топ бази, а вакансії – на перші позиції у лістингу.

Це створює механіку внутрішнього просування, яка вирішує відразу кілька завдань: прискорює закриття пріоритетних позицій, дає клієнтам інструмент підвищення помітності і формує основу для монетизації цієї послуги.

Модерація відгуків про судна

У системі реалізовано модуль управління відгуками моряків про судна. Картки суден на порталі містять оцінки та коментарі – і саме через внутрішню систему команда Marine Man Ship Management контролює цей контент.

Адміністратори переглядають відгуки, що надходять, публікують, приховують або відхиляють їх. Це дозволяє підтримувати якість інформації у базі суден та формувати прозоре середовище для моряків, які використовують відгуки під час прийняття рішень про працевлаштування.

Технології розробки

Над проектом працювала команда із 9 фахівців:

• бізнес-аналітик;
• проектувальник;
• SEO-фахівець та маркетолог;
• 3 фронтенд-розробники;
• 2 бекенд-розробника;
• 2 тестувальники.

Вже на етапі проектування було зрозуміло, що продукт вимагатиме стека, здатного витримати великий обсяг даних, складну бізнес-логіку та постійний обмін між порталом та внутрішньою системою. Ми обрали:

Vuexy HTML – для фронтенду HRМ-системи: функціональний шаблон з багатим набором компонентів, що забезпечує чистий інтерфейс та високу швидкість роботи.

Python (Django) - для бекенда: стек, перевірений на проектах зі складною бізнес-логікою, багаторівневим рольовим доступом та вимогами до масштабування.

Django Ninja – для API: строго типізовані, швидкі ендпоінти з мінімальною надмірністю при постійному обміні даними між порталом та HRM-системою.

Вибрана архітектура дає продукту хорошу основу для зростання: нові модулі, збільшення бази користувачів та розширення функціональності без переробки ядра системи.

Етапи розробки

Робота велася системно – від глибокого занурення у бізнес замовника до запуску в експлуатацію.

1. Аналіз бізнес-процесів. Вивчили специфіку крюїнгової компанії: HR-процеси, логіку роботи з моряками, вакансіями, компаніями та судами.
2. Проектування структури. Сформували архітектуру рішення, визначили поділ на публічний портал та внутрішню HRМ-систему.
3. Проектування бази даних та логіки сутностей. Розробили структуру даних для моряків, компаній, вакансій, менторів, суден та відгуків. Інтерфейси та бізнес-логіка опрацьовані в Mockup.
4. UI/UX-проектування. Спроектували інтерфейси під робочі сценарії HR-фахівців, розробили індивідуальний дизайн системи.
5. Фронтенд та бекенд-розробка. Реалізували інтерфейси на HTML/CSS/JS, серверну логіку – на Python та Django. Розробка велася паралельно з публічним порталом, що скоротило терміни та забезпечило узгодженість на всіх рівнях.
6. Налаштування інтеграційної логіки. Зв'язали зовнішній портал та HRM у синхронізовану загальну систему.
7. Тестування та налагодження. Перевірили коректність роботи всіх сценаріїв як для користувачів порталу, так і для HR-команди.
8. Запуск та подальший розвиток. Система введена в експлуатацію та використовується у реальних бізнес-процесах Marine Man. Архітектура спочатку проектувалася з розрахунком на зростання: додавання нових модулів та розширення функціональності не вимагатиме переробки ядра системи.

Підсумок

MarineMan – це одночасно галузевий рекрутинговий портал, HRM-інструмент для maritime-індустрії та digital-середовище для моряків та судновласників. По суті спеціалізована цифрова платформа з вбудованою CRM/HRM-логікою.

Рішення дозволило об'єднати публічний портал та внутрішню систему управління в єдине середовище, централізувати роботу з великими обсягами даних та автоматизувати рекрутинг у морській галузі.

Команда замовника отримала зручні інструменти для підбору персоналу та комунікацій , а сам продукт – архітектуру, розраховану на подальше зростання. Картки суден із відгуками, система менторів, геолокація та рейтинги підвищили цінність ресурсу для аудиторії та перетворили його на повноцінне професійне середовище.

В результаті Marine Man Ship Management отримала maritime-екосистему, яка працює одночасно для тисяч моряків та сотень компаній, закриваючи весь операційний цикл крюїнгового бізнесу.